Stress und Zeitverlust durch fehlendes Arbeitsplatz-Management
Überfüllte Schreibtische sind nur äußerst selten das Ergebnis von mangelnder Arbeitseinstellung oder gar Faulheit, der Knackpunkt ist hier schlicht und einfach ein effizientes Arbeitsplatz-Management oder eben die Abwesenheit desselben. In Zeiten der Globalisierung und des weltweiten Erfolgsdrucks ist es kein Wunder, dass Effizienz-Themen wie Arbeitsplatz-Management deutlich stärker als zu früheren Zeiten in den Fokus rücken. Sogar die Wissenschaft hat sich mittlerweile dieser Randthematik angenommen und ist dabei zu wirklich erstaunlichen, vielleicht sogar erschreckenden, Ergebnissen gekommen. Selbst in gut organisierten Büros gehen immer noch bis zu zehn Prozent der Arbeitszeit verloren, und zwar auf Grund von eigentlich vermeidbaren Ursachen: Fehlende Arbeitsmaterialien und nicht schnell genug auffindbare Dokumente wurden in einer Studie des renommierten Fraunhofer-Institutes zu dieser Thematik als Hauptursachen der Ineffizienz im Büro identifiziert. Wesentlich schlimmer sieht es hingegen bei wirklich schlecht organisierten Büro-Arbeitsplätzen aus, dort gehen bis zu einem Drittel der eigentlichen Arbeitszeit durch unnötige Such- und Sortiervorgänge verloren. Spätestens bei diesen Zahlen schlagen Personalverantwortliche, und vor allem Mitarbeiter im Controlling, sicherlich die Hände über dem Kopf zusammen, denn im schlimmsten Fall sind unorganisierte Mitarbeiter also nur zu zwei Dritteln so produktiv wie ihre besser organisierten Kollegen.
Büro-Arbeitsplatz-Management in der Praxis
Gibt es in der Welt der Büros derweil enorme Fortschritte, seien es nun modernere, durchdachtere Schreibtisch-Systeme als früher oder einfach wesentlich bessere Möglichkeiten der Organisation durch Ordnersysteme, bleibt am Ende immer noch der Faktor “Mensch”. Wie also können nun diese eindeutigen Ergebnisse aus der Organisations-Forschung in die Praxis umgesetzt werden? Natürlich ist die Ausstattung des Schreibtisches nicht unbedeutend, es sollten also tatsächlich im und auf dem Schreibtisch ausreichend Ablagen und Stauraum vorhanden sein. Darüber hinaus sollte jeder Mitarbeiter natürlich idealerweise einen eigenen Schreibtisch haben, für dessen Organisation er oder sie dann auch voll verantwortlich ist. Ordnung und eine gute Schreibtisch-Organisation beginnen allerdings immer im Kopf, je früher also damit begonnen wird die Bedeutung dieses Punktes deutlich zu machen, umso besser sind hier die Ergebnisse. Spätestens während der Berufsausbildung oder des Studiums sollten solche “Basics” den künftigen Arbeitnehmern nahe gebracht werden. Für Selbständige und Freiberufler ist ein effizientes Arbeitsplatz-Management wohl sogar noch entscheidender und kann über Wohl und Wehe des Unternehmens mitentscheiden. Ein sehr wichtiger Punkt, der nachhaltig für Ordnung auf dem Büro-Schreibtisch sorgt, ist natürlich auch die regelmäßige Nutzung der “Ablage P”. Unter diesem Begriff ist kein besonderer Aktenordner oder gar die Hängemappe mit dem Buchstaben “P” zu verstehen, sondern schlicht und einfach der Papierkorb im Büro. Wichtige Dokumente müssen natürlich sorgfältig archiviert werden, aber bei weitem nicht jede Kopie oder jeder Vermerk muss auch tatsächlich aufgehoben werden.
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